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东港市人民政府办公室关于印发东港市政务协同平台使用管理办法的通知(东政办发〔2018〕14号)
来源或作者:政府办  发布日期:2018/7/12 15:19:59  

各乡镇政府、街道办事处、农场,各经济管委会,市政府各部门:

经市政府同意,现将《东港市政务协同平台使用管理办法》印发给你们,请认真贯彻执行。

      东港市人民政府办公室

                           2018年5月28日

东港市政务协同平台使用管理办法

第一章 总则

第一条 为加强东港市政务协同平台(以下简称OA系统)使用管理,保证OA系统高效、安全运行,充分发挥OA系统的作用,进一步提升我市电子政务水平,推进大数据发展和智慧城市建设,根据国家和省市政务信息化有关工作要求,结合东港市实际,制定本办法。

第二条 OA系统适用于东港市所有党政机关、事业单位及其工作人员,各单位或内部科室严禁另建其它同质化办公业务系统,已经建立的,不再继续使用。中省市直单位应根据工作实际,指定需要的科室或人员接入OA系统,并参照本办法做好使用管理工作。

第三条 OA系统包括个人空间、协同工作、公文管理、即时沟通、会议管理、文档管理、个人设置、移动办公等功能,旨在实现公文等政务信息无纸化制作、交换与管理,通过技术手段规范公务管理流程,通过现代化手段提高政务办公水平。

第二章 管理机构

第四条 东港市智慧政务建设领导小组为东港市政务信息化的领导机构,领导小组办公室设在市政府办公室,统筹负责OA系统的规划和推广工作,具体由东港市电子政务建设管理办公室(以下简称电子政务办)负责OA系统的设计、实施、维护和使用管理,主要包括以下工作:

(一)负责OA系统的建设运维、更新升级、使用指导和安全管理;

(二)制定OA系统相适应的具体工作制度和使用手册等工作规范;

(三)征询OA系统使用管理意见和建议,协调解决在使用管理中出现的问题,不断完善系统功能、平台建设和使用管理工作。

第三章 使用单位

第五条 接入OA系统的单位为使用单位,使用单位经市政府办公室批准同意后,由市电子政务办统一实施接入。

第六条 使用单位要按照机构编制进行系统设置,分类明确,名称准确,科室及下属单位等组织架构要完整规范。对非常设机构等单位的归属分类、名称要规范统一,不得重复、交叉或模糊不清。

第七条 使用单位党政主要负责人要带头使用OA系统,学习掌握各项技能,提升现代化办公理念,要适时并有针对性地对现有工作流程进行优化再造,适当调整人员编制、职责分工及岗位设置,不断适应现代化办公方式,充分利用OA系统进行日常办公,转变工作方式,提高办公效率,降低办公成本,提高现代化办公水平,树立现代化政府良好形象。

第八条 使用单位必须明确一名负责人分管OA等信息化系统工作,至少安排一名专职的收文、发文人员,至少确定一名具有一定计算机理论水平与操作技能的人员作为OA等信息化系统的管理人员。各管理人员应尽量保证工作相对长期稳定,人员更替时做好工作交接。各管理人员的主要职责是:

(一)单位负责人:督促和推进OA系统在本单位的应用普及;

(二)收文、发文人员:通过OA系统收发各单位之间的电子公文;

(三)系统管理员:负责OA系统本单位使用人员的权限分配、终端管理、日常运维、常见问题排除、培训指导、信息化工作上传下达及需求反馈等管理工作。

第四章 使用人员

第九条 所有使用OA系统的人员均为OA系统的使用人员。除特殊岗位外,OA系统使用人员要普及到使用单位的每一名工作人员。特殊岗位指不需要对政务信息进行制发、传阅、签署、办理等方式进行处置的岗位。

第十条 使用人员要按照人员编制和实际岗位情况进行登记授权,职责清晰,权限明确。对混岗、兼职、借调、公益岗、劳务派遣、临时聘用等使用人员要做到据实、规范管理,防止遗漏重复、虚假错误。使用人员名单由各使用单位上报,经市电子政务办批准后录入系统。

第十一条 使用人员要自觉并严格遵守本办法及OA系统使用手册等工作规范要求,认真学习专业知识,熟练掌握操作方法,主动并充分利用OA系统的各项功能,不断提高OA系统的利用率与使用效能,按照工作职责和权限,完成所承担的各项工作任务。

第十二条 使用人员退休、调离或遇其它不再适宜从事现工作岗位和角色情形时,要严格按照OA系统使用手册等工作规范进行工作交接,应提前做好交接准备,保证人员交接顺畅,工作衔接不间断。

第五章 电子公文

第十三条 在OA系统中生成及流转的电子公文等政务信息,与传统纸质公文具有相同的行政、法律等效力,其文种、格式、内容等的审核由发文单位负责。

第十四条 公文带有不便于进行电子化处理的附件(如书籍、图纸等),可按纸质公文的方式进行交换,但公文正文必须以电子公文方式交换。

第十五条 各单位要积极配合市电子政务办,认真梳理本单位公文和协同事项的清单、办理流程及注意事项,建立并充分利用相适应的各种业务流程、模板、表单等功能来实现电子公文的规范化和智能化办理。

第十六条 市电子政务办和各使用单位要合理设置电子公文流程办理期限和节点权限,加强管理,严格执行,并通过电子公文的办理情况进行数据统计分析,实现对使用单位和使用人员的工作实绩考核。

第十七条 使用单位要严格按照OA系统使用手册等工作规范的技术要求进行电子公文的制作与发送,并按时接收办理电子公文。市电子政务办要科学制定电子公文的计算存储等技术规范,使电子公文作为可机器读取的数据,为政务信息化、大数据发展及应用提供数据基础和有效支撑。

第十八条 电子公文打印后相当于纸质公文复印件,参照纸质公文的管理规定处理。除档案管理等必要的纸质需求外,不应对电子公文进行非必要性的打印。

第六章 安全保障

第十九条 OA系统运行于电子政务外网,属于网内专用应用系统,计算机、手机、平板电脑等接入终端要严格按照办公设备标准进行安全管理。通过互联网访问时,必须采取安装杀毒安防软件、电子认证或授权接入等安全机制。使用外部磁盘等存储介质时要进行安全检测,以防病毒、木马等恶意程序入侵破坏。

第二十条 要严格遵守安全保密纪律与规定,密级文件和信息不得通过OA系统办理。

第二十一条 要加强计算机及网络安全保密知识教育,保证信息安全,妥善保管OA账号和电子印章等安全介质,不得未经批准设置OA系统的使用单位和使用人员,不得利用OA系统进行与工作无关的个人事务处置,严禁利用OA系统制发和传播妨碍社会治安或淫秽色情等违规违法信息,严禁利用OA系统从事危害国家安全、泄露国家秘密等违法犯罪活动。

第二十二条 各接入终端和电子印章更换、遗失、失窃或出现其它异常情况时,应及时按照OA系统使用手册等工作规范进行处置,严禁知情不报,遇错不纠。

第二十三条 电子公文应严格按发文范围发送,发文范围的审批按各单位公文管理权限的有关规定执行。严禁扩大范围或随意发送各类公文信息,影响OA系统及电子公文的严肃性、规范性与安全性。

第二十四条 使用单位系统管理员要定期检查、维护本单位电子政务网络及OA系统,发现问题及时解决,无法解决时要立即与市电子政务办联系,由电子政务办尽快组织查明原因,解决问题,确保OA系统正常运行。

第二十五条 要明确市电子政务办和各使用单位之间的职责分工,采取有效技术手段和管理机制,对各类封存停用的使用单位、使用人员的帐户信息和档案数据,加强安全管理,防止失密、泄密。

第七章 组织实施

第二十六条 所有使用单位和使用人员要最大化利用OA系统办理有关公文、信息、请示、通知、调查、报表等工作,对于能通过OA系统完成的工作,仍然采用纸质方式进行办公时,相关使用单位和使用人员一律不予受理。

第二十七条 为保证各类电子公文信息的及时处理,OA系统使用人员每天上班后,必须自觉登录OA系统,定时查处公文信息。具有移动办公权限的人员要保持设备在网、系统在线,各级领导干部和重要岗位的工作人员要经常按时登录,以免积压处理事项。使用人员因故不能登陆OA系统的,应指定授权人员代办日常事务。

第二十八条 市电子政务办要定期组织有关单位对OA系统使用管理情况进行调研,实地巡访,检查实效,查摆问题,督促整改,总结经验,鼓励各使用单位和使用人员对OA系统提出建设性意见,以不断完善OA系统建设,优化系统功能,创新应用模式或场景,提升OA系统的自动化、智能化程度和用户使用体验,适时调整工作制度及使用手册等工作规范。

第二十九条 财政部门和政府采购管理部门要减少对各使用单位的印刷复印设备、油墨纸张耗材、交通、通信等与公文印制传输有关事项的支出预算、采购供应,并积极配合市电子政务办制定预算和供应缩减计划,明确缩减任务和时间表。各使用单位要定期对公文印制传输涉及的支出、采购情况进行统计汇总,确保完成既定节支任务,并接受管理部门的核查。

第三十条 档案管理部门要制定电子公文的存档管理办法,市电子政务办要加快推进电子公文档案管理信息化系统的建设与应用,使档案管理工作与电子政务发展水平相适应。

第三十一条 组织和人事管理部门要不断加强各单位信息化人才的配备,包括各级领导干部和工作人员。

第三十二条 市电子政务办要经常组织信息化专业机构、人员和安全保密管理部门,通过知识讲座、培训、研讨等不同形式,不断提高相关人员的各项专业技能、安全保密意识与水平。

第三十三条 媒体单位要加大OA系统使用和推广普及重要意义的宣传,通过设置专题专栏、移动终端信息推送等灵活方式,长期传播政务信息化与社会信息化的现代理念和基本知识,营造互联网+政务服务快速发展的良好氛围,助力大数据发展和智慧城市建设。

第三十四条 要把OA系统的使用管理情况作为电子政务工作的重中之重,进行常态化督查,并纳入全市工作实绩考核,采取切实有效方式奖优罚劣,促进OA系统使用效率和使用质量双提升。对不遵守有关规定要求、影响OA系统正常运行或普及推广的单位和人员,予以通报批评;造成较大影响的,应追究有关单位和人员的责任。

第三十五条 OA系统的应用推广分三个阶段进行:

第一阶段:自2018年6月1日起至2018年7月31日为启动期,实现各使用单位之间的电子公文办公,单位内部允许采用纸质文件和电子公文并行的双轨制方式办公。

第二阶段:自2018年8月1日起至2020年6月30日为推广期,逐步实现各使用单位内部的电子公文办公,分批分期对各使用单位内部工作流程进行调研,制定标准工作流程,培训使用人员,采用电子公文的方式进行办公。经调研培训并检验合格后的使用单位和使用人员一律采用电子公文方式进行内部办公,其余单位仍允许采用双轨制方式进行内部办公。

第三阶段:自2020年7月1日起为正式使用期,所有使用单位和使用人员,除涉密和档案管理等特殊需求外,全部采用电子公文方式进行内部和外部办公,正式、全面实现我市政务的网上办公。

第八章 附则

第三十六条 本办法由市政府办公室负责解释。

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